Politique cadeaux et invitations : rédiger la règle

Une politique cadeaux et invitations dit, en une ou deux pages, ce que les salariés d'une entreprise peuvent offrir et accepter, jusqu'à quel montant, dans quels cas il faut en parler à sa hiérarchie, et où l'on note les cadeaux. Les recommandations de l'Agence française anticorruption (AFA), publiées au Journal officiel du 12/01/2021, préconisent que le code de conduite traite notamment des cadeaux et invitations. Le guide que l'AFA a consacré aux agents publics donne une méthode transposable à une entreprise.

Ce que l'on peut retenir du guide de l'AFA

Le guide « Agents publics : les risques d'atteintes à la probité concernant les cadeaux et invitations » (septembre 2022) structure la démarche en deux temps : comprendre les risques, puis construire des règles adaptées. Il insiste sur plusieurs idées utiles à toute organisation :

• les règles ne se définissent pas de façon universelle mais selon le profil de risque (taille, activités, partenaires) ;
• certaines fonctions sont plus exposées, en particulier les achats ;
• la valeur d'un cadeau s'apprécie, mais aussi sa répétition ;
• la transparence (information de la hiérarchie, registre) est le cœur du dispositif ;
• les représentants du personnel peuvent être associés à l'élaboration des règles.

La loi n° 2016-1691 du 09/12/2016, dite « Sapin II », n'impose pas directement de règles de comportement sur les cadeaux au secteur public, rappelle le guide ; l'AFA en fait néanmoins un élément majeur de la maîtrise des risques.

Les rubriques d'une politique cadeaux

1. Le principe. Exemple : « Nous offrons et acceptons des cadeaux de courtoisie, jamais pour obtenir ou récompenser une décision. »
2. Le champ. Cadeaux, invitations (repas, spectacles, voyages), échantillons, avantages divers.
3. Les montants. Un seuil par cadeau et par an et par personne, au-delà duquel une autorisation est nécessaire.
4. Les périodes sensibles. Pas de cadeau ni d'invitation pendant un appel d'offres ou une négociation en cours.
5. Les interlocuteurs sensibles. Agents publics, acheteurs, personnes chargées d'un contrôle (voir offrir à un agent public).
6. Le registre. Qui inscrit quoi, où, et qui le consulte.
7. Le refus et le retour. Comment refuser poliment, quoi faire d'un cadeau qui dépasse la règle.
8. Les sanctions en cas de manquement.
9. Le référent à qui poser une question.

Le registre : un modèle simple

Ce registre sert deux fois : pour la probité, et pour le suivi fiscal des cadeaux, dont le total compte pour le relevé des frais généraux au-delà de 3 000 €.

Faire vivre la règle

Une politique qui reste dans un tiroir ne sert à rien. Quelques gestes la rendent utile :

• La présenter à l'équipe en quelques minutes, avec deux ou trois exemples concrets pris dans votre activité.
• La relire chaque année, au moment de préparer les cadeaux de fin d'année, pour ajuster les montants et la liste des cas sensibles.
• Nommer une personne à qui poser la question en cas de doute, et le dire clairement.

Pour un cadeau d'entreprise comme des espadrilles

Une paire d'espadrilles offerte en fin d'année à l'ensemble des clients entre facilement dans une politique bien faite : montant modéré, même cadeau pour tous, pas de lien avec une décision. Les points à vérifier sont la liste des destinataires (en retirant les interlocuteurs publics et ceux qui sont en pleine négociation) et la traçabilité dans le registre. Voir cadeau de fin d'année.

Cette page présente une démarche générale. Elle ne constitue pas un conseil juridique.